Por Sebastián Rodríguez*.
El trabajo que nunca se empieza es el que tarda más en finalizarse
John Ronald Reuel Tolkien.
Una de las quejas más frecuentes entre mis clientes es que no saben gestionar su tiempo. Algunos, algunas, se pierden en la agenda. Otros, otras, cumplen todos sus compromisos, pero viven con la sensación de que en algún momento van a reventar. Presiones internas del estudio o de la empresa, carreras a tribunales o a las oficinas de los clientes.
Tensiones constantes.
Antes de colapsar, es importante tomar conciencia de que la efectividad de cualquier profesional depende del foco. Así, si sientes que el tiempo en la oficina o las horas sentado detrás de la pantalla o teléfono no te rinden o no te alcanzan, la primera pregunta que te tienes que hacer es:
¿Qué me distrae?
Es importante que por unos instantes te detengas en los obstáculos de tu trabajo. ¿Puedes manejar bien las interrupciones? ¿Eres capaz de prestar atención a las tareas propuestas sin estar revisando el teléfono o el computador? Mientras lees informes o correos, tu cabeza está atenta a lo que lee o ¿estás más pendiente de otro tipo de pensamientos, como lo que pasó a un cliente o lo que te dijo un socio? ¿Te distraen las compras o las deudas? ¿O todavía estás revisando lo que pasó con tus amigos o familia el fin de semana?
Una vez que tengas claridad sobre cuáles son los principales enemigos de tu concentración, imagina que has resuelto y superado todo lo que impide que te enfoques en lo que tienes que sacar adelante.
Sí, ahora estás en un mundo sin interrupciones de clientes, jefes o familiares. Tampocopierdes tiempo en el teléfono ni en el correo. No visitas sostenidas veces la cafetera ni te arrancas a fumar. Ahora que lo has logrado… hazte la siguiente pregunta:
¿qué quiero hacer con mi tiempo?
¿Las quieres usar para avanzar en ese informe pendiente? ¿Quieres leer con calma una propuesta? ¿Visitar a un cliente? ¿Descansar? Este es el foco: identificar en qué quieres invertir tu tiempo.
Si no tienes foco… te dispersas… y te pierdes.
Mejor aún: ten un propósito diario, semanal y mensual que te permita distinguir lo importante de lo accesorio. Y aunque no lo creas, esto te permitirá disfrutar aún más tu trabajo y las actividades ajenas a él.
Incluso, podrás descansar.
Entonces… si tienes claro tu objetivo (del día, de la semana o del mes) es bueno que te preguntes si eso que estás haciendo ahora o que quieres hacer después, te acerca o te aleja de tu objetivo.
La importancia de fijarse objetivos
Muchas personas -consciente o inconscientemente- evitan ponerse metas y objetivos muy altos por temor a fallar. Comprensiblemente, no se quieren comer la frustración de no alcanzar los resultados esperados y aprenden así, a vivir con pseudo-objetivos.
La creencia limitante es que si me pongo objetivos menos ambiciosos… menos posibilidades de fallar tendré. Y así, se instala un patrón de comportamiento frente al trabajo coloquialmente conocido como la ley del mínimo esfuerzo.
Y no pocos iluminados llegarán a la conclusión de que lo mejor es no tener objetivos. Vivir el día a día, a pulso, viendo que sorpresas o novedades me trae el trabajo, la oficina, mis clientes, colegas o jefes.
Me adapto, fluyo, confiando que, de una u otra forma, al final del día, de la semana o del semestre, entregaré las tareas y salvaré el pellejo… una vez más.
Fijarse metas y objetivos en el tiempo
Para que los objetivos se cumplan, estos deben ocurrir en el tiempo. Hay plazos, entregas, deadlines que pone el sistema. Y claro, hay ciertas cosas que no se pueden cambiar o controlar, como el hecho de que el día tenga 24 horas y la semana 7 días.
Frente a eso y frente a las exigencias del sistema laboral no se puede hacer nada… o casi nada… por lo que la clave es aprender a gestionar nuestras prácticas de trabajo en el tiempo.
Básicamente la pregunta que tenemos que hacernos es si nuestra forma de trabajar, nuestros hábitos o nuestra metodología, nos está permitiendo alcanzar los objetivos y cumplir las metas.
Prácticas de Trabajo
Así, si tu forma de trabajar y tu rutina no te dan los resultados que esperas, tienes que plantearte hacer las cosas de manera distinta, ya que no es posible obtener resultados diferenciales si continuas con las mismas prácticas.
¿Me sigues?
Si sigues haciendo lo mismo, si trabajas de la misma manera… o haces más de lo mismo… solo generarás “mejores” resultados… de lo mismo… pues las prácticas son maneras repetitivas de hacer las cosas.
Aunque nos cueste aceptarlo, gran parte de nuestros hábitos de trabajo se sustentan en resultados invisibles por su insignificancia y en la repetición automática. Por eso, aunque no obtengan los resultados esperados una y otra vez, hay personas que insisten, por ejemplo, en no pedir ayuda hasta haberlo intentado todo. Otros, pese a sus pobres resultados, confían en que entenderán el caso después de la reunión (sin antes haber estudiado el caso).
¿Qué dicen tus resultados?
Aunque tus prácticas de trabajo te hayan traído buenos dividendos en el pasado y te parezcan útiles, esto no necesariamente implica que lo sigan siendo en el presente. Si quieres comprobarlo, pregúntate si estás satisfecho con tus resultados.
Principios básicos para gestionar el tiempo
Hay un principio que dice que toda actividad se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización. Es decir, cada actividad tomará el tiempo necesario para su realización con independencia del tiempo asignado o planificado.
Normalmente tendemos a realizar programaciones optimistas de nuestro tiempo, basados en supuestos que solo se presentan en casos ideales. Algunos destinan una hora para visitar a un cliente, cuando en realidad saben que lo más probable es que hablen toda la tarde. Se proponen revisar rápidamente sus redes sociales antes de sentarse a revisar un contrato… cuando saben que una vez que empiezan a ver historias… se pueden quedar pegados más de lo deseado.
En definitiva, más que cálculos optimistas, hay que preguntarse si realmente es necesaria ésa visita o esa revisión de RRSS y si estoy dispuesto a invertir ese tiempo en ello… y cómo voy a recuperar las horas de trabajo.
Controlar las interrupciones
La mayor cantidad de energía y tiempo se invierte al iniciar una actividad, especialmente si se trata de una tarea que resulta poco agradable. Por eso, una vez que lo logras, es fundamental evitar las interrupciones, pues en la medida que aumentan, disminuye nuestra capacidad de producción efectiva.
Controlar las interrupciones no solo tiene un efecto sobre la concentración sino también sobre el nivel de satisfacción que logramos en el trabajo. Por lo anterior, para aprender a gestionar las interrupciones, siempre recomiendo trabajar por hora.
Así, si quiero avanzar con una propuesta, me agendo -por ejemplo- dos horas de trabajo sininterrupciones. Una vez concluidos los primeros sesenta minutos, puedo revisar mi teléfono, levantarme, descansar y/o realizar otras actividades durante un tiempo acotado (ojalá no más de 15 minutos), para posteriormente volver a trabajar una hora ininterrumpida.
Inicio, medio y fin… de la hora de trabajo
Para sobrevivir en la vorágine laboral es esencial tener un muy buen manejo de la agenda. Hay múltiples aplicaciones, calendars y herramientas que nos facilitan la vida al permitirnos registrar nuestras actividades en el tiempo.
Hay algunas verdaderamente fabulosas, pero no sirven de nada si no la consultas o si te engañas jugando al solitario. Si lo anotaste, si lo agendaste, es para cumplirlo. Y si aún así no llegas a los plazos de entrega, es importante que le avises a los interesados lo antes posible. Sugerencia: revisar siempre las próximas dos semanas.
También es importante mentalizarse de que las horas de trabajo o las reuniones agendadas tienen un inicio, un medio y un fin. Y digo esto porque es imposible ser igual de productivo a lo largo de los sesenta minutos.
Al inicio, como en las sinopsis de las películas, tienes que darte unos 5-10 minutos para ordenar tus apuntes, tu puesto de trabajo o la sala de reuniones, revisar el índice, prepararte un café, planificar cuántos informes vas a revisar, etc.
Son minutos destinados a focalizarse. Lo mismo pasa en una reunión. No puedes pretender avanzar a máxima velocidad durante una hora, pues vas a tensionar tanto las cosas, que algo va a salir mal. Mentalízate para que esos primeros minutos sean una suerte de diagnóstico ambiental. Gracias a los saludos y a los comentarios iniciales sabrás en que estado llegaron los demás. Y a partir de eso, diseña tu estrategia para sacarle el máximo partido a los próximos 30-40 minutos.
Sí, el objetivo del medio es trabajar sin interrupciones; te metes en la película sin mirar tu teléfono ni caer en otras distracciones, con toda la atención puesta en avanzar en la tarea. Y si estás en una reunión, te presente que este es el tiempo máximo de concentración. Después de 30 minutos de trabajo sin interrupciones la atención disminuye debido al cansancio y es aquí donde debes hacer el pase para ir cerrando.
El final de la hora de trabajo consiste en decantar lo que lograste avanzar. Así como al salir del cine comentamos la película, tras la hora de trabajo efectivo cerramos la carpeta o documento, anotamos nuestros últimos apuntes y pendientes. Sobre esa base hacemos cálculos realistas y nos asignamos tareas para la hora siguiente.
Ahora, si estas llegando al final de la hora de reunión, es momento de recoger impresiones y comentarios antes del término o descanso. Si la reunión logró ejecutarse en una hora, se asignan las tareas y responsables. Y si no alcanzó la hora de reunión, se acuerda un descanso y se agenda la próxima hora de reunión efectiva.
Finalmente, recuerda siempre que la efectividad depende del foco. Mentalízate para que cada hora de trabajo o de reunión tenga un propósito, reconociendo que necesitarás de los minutos iniciales para gestionar las interrupciones y distracciones y los minutos finales para dar un buen cierre psicológico a la tarea o reunión.
La idea es salir, al menos, con compromisos y responsables. Y no te olvides que, entre una hora efectiva de trabajo y otra tiene que haber un pequeño descanso. Necesitas recuperarte y/o atender cosas ajenas al trabajo para que después no decaiga la energía ni te distraigas.
Así, te animo a probar algunas de estas sugerencias y que comentes cuáles te han servido o han hecho la diferencia.
Continurá…
*Sebastián Rodríguez Gómez de la Torre es Psicólogo, Coach Ejecutivo y de Equipos.
