Gestionar el conocimiento legal es la base de la transformación digital

Por Alberto Fernández Bonet *

La gestión del conocimiento como concepto en el sector legal no es algo nuevo ya que siempre han existido mecanismos de almacenamiento y clasificación de los distintos documentos de un despacho (archivadores, carpetas, listines telefónicos…). Sin embargo las nuevas tecnologías disponibles y la complejidad actual de la profesión, ha generado un nuevo entusiasmo por él en la industria legal, tanto dentro de los despachos de abogados, como por parte de departamentos legales de empresa, como de nuevos participantes en el ecosistema como los ALSP.

Históricamente, esta disciplina estaba impulsada por la necesidad de gestionar ingentes cantidades de papel y facilitar el acceso e intercambio de información entre los diversos miembros de una firma o despacho. Hay que tener en cuenta que el sector de la abogacía nunca se ha caracterizado por compartir su saber.

Actualmente la dinámica en el sector está cambiando. Por un lado la información es recibida por los despachos y profesionales a través de múltiples y variadas vías (teléfono, videollamadas, correo electrónico, bases de datos jurisprudenciales, reuniones presenciales, búsquedas en internet etc.) y por otro han variado los sistemas de facturación, con modalidades alternativas que requieren mayor agilidad, y transparencia manteniendo calidad.

De esta forma es imprescindible desarrollar la capacidad de aprovechar la información existente para fomentar la eficiencia y reducir el coste de los servicios. Además, una correcta gestión del conocimiento servirá de base para todo el proceso de transformación digital, permitiendo la automatización de tareas y brindar un asesoramiento consistente, efectivo y predecible.

De esta forma, pocos sectores se pueden beneficiar tanto de la gestión del conocimiento basada en tecnología como el legal. Recordemos que en los despachos o firmas de abogados, el conocimiento es el principal factor de producción y la esencia de los servicios.

Sin embargo para que la multitud de datos e información disgregada con la que habitualmente trabajamos adopte la consideración de  “conocimiento”, el contenido debe enriquecerse y la información debe ser accesible en todos los sistemas y por todos los equipos o personas que formen el despacho.

Con ello, un abogado que busque información sobre un tipo específico de asunto debe poder acceder a la información de manera simple, ágil y global. Es decir, debe tener a su alcance el asesoramiento prestado en situaciones similares, los documentos legales que en su día se elaboraron, la experiencia del despacho en ese tipo de asuntos, los recursos utilizados y hasta los datos de tiempo y facturación.

De esta forma, la gestión del conocimiento debe permitir algo más allá que una simple búsqueda. Debe ser una “utilidad” que permita acceder a la información desde múltiples ángulos y por diferentes profesionales: abogados, ejecutivos, departamentos de marketing y redes sociales, ventas, desarrollo de negocio, encargados de automatización, compliance, atención al cliente …

Este enfoque, basado en datos estructurados permitirá saber por ejemplo cuántos asuntos se realizan del mismo tipo o para el mismo cliente, porcentajes de éxito de cada uno, el tiempo dedicado por los abogados según por experiencia o antigüedad, niveles de facturación y además permitirá que si se realizan reestructuraciones de personal, el conocimiento permanezca en el despacho o empresa en el caso de los que se van y sea mucho más accesible para los que entran, favoreciendo y acelerando su maduración e integración en su nuevo puesto de trabajo.

Como podemos imaginar a la luz de lo expuesto, la gestión del conocimiento no es “actividad de un día”. Es un proceso que afecta transversalmente a toda la organización y que en la actualidad debe ser sinónimo de constancia y disciplina, pero sobre todo de tecnología y gestión automática del gran volumen de documentos que se genera en el sector legal.

Con la herramienta y tecnología adecuada, podremos gestionar con relativa sencillez multitud de documentos, automatizar procesos repetitivos y extraer relaciones y conclusiones que en ocasiones son difíciles de extraer de forma manual.

Así, podemos hacer una distinción entre las herramientas utilizadas en la gestión del conocimiento:

• Herramientas que facilitan el acceso a la información, agilizando tareas de clasificación, filtrado y búsqueda de documentos.
• Herramientas que mejoran el proceso de adquisición de conocimiento, facilitando la extracción de información, el análisis temático, la agrupación y visualización de documentos.

Con una correcta implementación de herramientas que cubran esas necesidades conseguiremos que los datos de los que dispone un despacho sean realmente útiles, permitiendo acceder a ellos desde múltiples ángulos según la necesidad, se conservarán pese a que alguno de los miembros abandone la organización, facilitarán la incorporación de los recién llegados y servirán de base para una completa transformación digital permitiendo enfoques analíticos, identificación de riesgos, automatización de tareas, control de tiempos, costes y facturación.

Para todos los que deseen profundizar sobre este tema, les invito a revisar los cursos que ofrece Legaltechies Academy, sobre “Cómo mejorar la gestión del conocimiento con tecnología”,  donde además de analizar la importancia de la gestión del conocimiento, se ofrecen multitud de ejemplos de cómo la tecnología está cambiando la profesión legal en este campo y sobre “Cómo mejorar la gestión documental con tecnología”, donde se abordan las claves para elegir un buen gestor documental para el despacho.

* Alberto Fernández Bonet es abogado especializado en derecho penal tecnológico. Responsable del área sobre ciberseguridad en la boutique legal Términos y Condiciones y además consultor en soluciones Legaltech para la seguridad informática de despachos y departamentos legales en la consultora Legaltechies.