La nula digitalización en las Municipalidades

*Por Jorge Cerda Godoy.

Año 2024: Seminarios sobre IA, auge de empresas de legaltech, el inicio del legal design, etc. Sin embargo, todo este entorno parece no influir en las Municipalidades, que permanecen ancladas en el pasado: románticos del papel y enamorados de los timbres, como si estuviéramos en los años 90. Es como si la pandemia hubiera sido solo un mal sueño del cual despertaron, para volver a los archivadores y sus kárdex, a las cartas certificadas y a los trámites presenciales.

A continuación, algunos ejemplos de este sistema arcaico, que aún persiste incluso en Municipalidades de comunas ”grandes”.

– Rancagua: Tuve que presentar una considerable cantidad de documentación, toda en formato digital: escrituras públicas con FEA del Notario, mi presentación con mi propia FEA, certificados digitales del Registro Civil, entre otros. Llamé a la Municipalidad para consultar si recibían esta documentación por correo electrónico, y me informaron que no, que debía presentarla en persona y en papel. Me vi obligado a imprimir todos los documentos y llevar una copia para mí.

Para mi sorpresa, al llegar a la oficina de partes, me dijeron que debía esperar unos 30 minutos, ya que tenían que escanear la documentación porque utilizaban carpetas digitales. Realmente insólito.

– Ñuñoa: Mientras tramitaba una causa ante uno de los Juzgados de Policía Local (JPL) de la Municipalidad de Ñuñoa, solicité que las notificaciones me fueran enviadas por correo electrónico, conforme lo estipula el artículo 18 de la Ley de JPL. Sin embargo, cuando presenté el escrito en el tribunal, el actuario me informó que ese tipo de notificaciones no eran concedidas por el tribunal. Al preguntar la razón me explicó que el juez considera que es la Municipalidad quien debe proveer un sistema de notificaciones por email para sus funcionarios, y como esto no existe, no acceden a la solicitud que todos los abogados realizan. Lo curioso es que todos los funcionarios del tribunal tienen su propio correo electrónico, por lo que cuesta entender la falta de iniciativa tanto del JPL como de la Municipalidad para crear algo tan sencillo como una casilla de correo del tipo notificacionesjpl@nunoa.cl.

– Licitaciones de Mercado Publico: En varias ocasiones, las Municipalidades han rechazado documentación firmada electrónicamente para licitaciones, a pesar de que el artículo 18 de la Ley 19 886 señala que deben utilizar el sistema electrónico de la Dirección de Compras y Contratación Publica. Esto ha provocado los mismos problemas descritos anteriormente en la Municipalidad de Rancagua.

Todas estas situaciones reflejan la inaplicabilidad de la legislación vigente, que en muchos casos ha estado operativa durante años en diversos ámbitos de la práctica jurídica La Ley 19.799 sobre documentos electrónicos está vigente desde 2002, es decir, hace 22 años. Este cuerpo legal establece expresamente en su artículo 6 que todos los órganos del Estado pueden suscribir documentos de forma electrónica, salvo disposición contraria de la ley. Asimismo, el artículo 7 establece que los documentos electrónicos son válidos y producen los mismos efectos que los documentos en papel.

Además, el artículo 3 de la mencionada ley indica que los documentos suscritos con firma electrónica producen los mismos efectos que un documento firmado de manera manuscrita, ya que tanto la firma electrónica simple como la avanzada se consideran equivalentes a la firma manuscrita.

Por último, es importante recordar que la posibilidad de firmar documentos mediante firma electrónica permite dar continuidad a los procesos y actividades diarias de cualquier entidad, ya sea publica o privada, lo que resulta en un ahorro de costos y una reducción de tiempo para alcanzar los objetivos esperados.

*Jorge Cerda Godoy. Abogado PUCV. Magíster en Derecho de la Empresa PUC. Abogado Senior en Liberty Compañía de Seguros Generales S.A.