Por Martín Aylwin*.
Importancia de las capacitaciones en los programas de compliance
Las capacitaciones son uno de los elementos esenciales de un programa de compliance. Así lo indican estándares internacionales como la Guía de Evaluación de Programas de Compliance de la SEC (punto I.C) o la ISO 37.301 (capítulo 7.2.3) sobre sistemas de gestión de compliance.
En Chile, la Ley 20.393 que establece la responsabilidad penal de la persona jurídica, señala que la normativa interna implementada para mitigar los riesgos de conductas delictivas deberá ser comunicada a todos los trabajadores. Aunque el legislador no da mayores detalles sobre cómo una organización debe capacitar (precisamente para darle flexibilidad a las organizaciones), si sabemos que lo eleva a un carácter de esencial—junto con otros elementos—para los efectos de eximir de responsabilidad penal a una persona jurídica.
En el limitado desarrollo jurisprudencial sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas se ha analizado la importancia de las capacitaciones. Por ejemplo, en el caso Corpesca (considerando Nº27) el tribunal estimó que el Modelo de Prevención de Delitos analizado tenía un carácter meramente formal. Uno de los elementos que justificó esta apreciación fue que las capacitaciones se realizaron de manera tardía, es decir, después de cometidos los hechos constitutivos del delito.
¿Cómo logro efectividad en las capacitaciones?
Las capacitaciones no solo son un elemento esencial de los programas de cumplimiento, sino que, además, existe evidencia (Jehanzeb y Ahmed, 2013) de que la capacitación genera beneficios personales y organizacionales, tales como la satisfacción de la fuerza laboral, el desarrollo de competencias profesionales, un mejor desempeño organizacional y retención de la fuerza laboral.
Pero no basta con hacer cualquier tipo de capacitación, esta tiene que ser efectiva. La prevención empieza por el conocimiento: si las personas no saben qué riesgos deben evitar, simplemente no lo pueden prevenir.
A continuación, reflexiono sobre algunos consejos para capacitaciones efectivas.
Las capacitaciones deben ajustarse a los riesgos de la empresa.
Un sistema de capacitación efectivo necesariamente debe estar relacionado con los riesgos levantados en la matriz. En mi opinión, una de las funciones más valiosas de la matriz es precisamente la orientación que esta debe dar al programa de capacitaciones.
Una matriz de riesgo contiene información crucial. Nos permite saber: i) qué tipo de riesgos pueden ocurrir en una determinada área; ii) el nivel de impacto y probabilidad de ocurrencia de un determinado riesgo (riesgo inherente); y, iii) un análisis de efectividad de los controles implementados por la organización y con ello su riesgo residual. Esta información podría definir el contenido de las capacitaciones generales y las de cada una de las áreas expuestas a riesgo.
La capacitación debe ajustarse a la audiencia receptora.
Uno de los errores más comunes es capacitar sobre riesgos que no aplican a un grupo específico. Es usual que, por hacer capacitaciones que sirvan para todo (one size fits all), capacitamos sobre delitos a los que un área no está expuesta. Así, no es razonable capacitar sobre delitos de administración desleal a un operario de una línea de producción, como tampoco parece razonable cubrir delitos ambientales en un equipo de administración y finanzas o delitos de cohecho a funcionarios públicos a áreas comerciales que no venden sus productos o servicios al estado.
Es comprensible. En muchas organizaciones hay pocos espacios para capacitar, y hay que aprovecharlos al máximo. Pero en una organización comprometida, mi sugerencia es que se haga una capacitación general, con delitos aplicables a toda la organización, y capacitaciones específicas por área.
No todas las capacitaciones en compliance deben ser iguales. No es lo mismo una capacitación para nuevos trabajadores, una general para toda la organización a una orientada a las áreas de mayor riesgo, como directores, abastecimiento, administración y finanzas, comercial, operaciones y proveedores, etc.
Un programa de formación para nuevos trabajadores debe centrarse en lo esencial: explicar el sistema de prevención de delitos, los protocolos internos y el funcionamiento del canal de denuncias. En cambio, una sesión con toda la organización debe concentrarse en mensajes de las principales conductas que debemos modelar. Y luego están los equipos de alto riesgo —como el área comercial, finanzas, administración o medio ambiente— en los que la capacitación debe ser específica, enfocada en los riesgos propios de su actividad y en cómo actuar ante situaciones críticas.
Planifica tus capacitaciones
Imagina que tu organización razonablemente se puede ver afectada por 70 a 100 riesgos penales. Ahora imagina en hacer capacitaciones que cubran todos esos delitos. Si piensas igual que yo, es imposible o altamente complejo. De modo que es importante que planifiques varias capacitaciones durante el año o incluso durante varios años para poder cubrir todas las temáticas necesarias.
Esta planificación te permite hacer capacitaciones más cortas y generar menos resistencia interna en la organización. Además, te impulsa a usar diversas formas de entrenamiento, como videos cortos, charlas de menor duración, e-learning así como actividades de mayor profundidad como una jornada de compliance.
Básate en los principios de educación de los adultos.
Los adultos no aprendemos igual que los niños. Y las capacitaciones no pueden obviar ese factor. La educación de los adultos o andragogía se basa en 4 principios identificados por Malcom Knowles. Estos principios son: i) los adultos deben estar involucrados en la planificación y evaluación de su entrenamiento; ii) la experiencia es la base de las actividades de entrenamiento; iii) los adultos se interesan más en los aspectos que tienen relevancia e impacto en su trabajo o vida personal; y, iv) el aprendizaje de adultos está basado en problemas y no en la mera entrega de información.
Además, hay que considerar las implicancias de capacitar a adultos que son de diferentes generaciones, como baby boomers, generación X, millennials, y centennials, cada uno con sus preferencias, estilo de trabajo, personalidad y relación con la tecnología, entre otros factores.
Medición de los resultados
Es un cliché, pero no por eso menos cierto. Lo que no se mide no se puede mejorar. Es clave identificar si lo que estamos entrenando es comprensible por el grupo que estamos capacitando. Es necesario medir los resultados de alguna manera. La más tradicional es una prueba, otras opciones son encuestas al final de los cursos o focus groups.
Los resultados recibidos deben ser considerados para planificar las nuevas capacitaciones.
Simpleza en el uso del lenguaje.
Quizás lo más importante es cómo entregar un contenido de alta complejidad técnica en un lenguaje que sea posible de entender por todas las personas.
Los abogados pecamos de un exceso de tecnicismo. Muchas veces olvidamos que, salvo algunas excepciones, el público receptor no necesita manejar la información con el mismo nivel de tecnicismo que un abogado litigante o que implementa un programa de compliance.
La educación es el inicio de la prevención. Y una audiencia que no entiende no es capaz de prevenir conductas que podrían generar riesgos penales. Por esto, debemos simplificar conceptos con el objetivo de hacer más simple la explicación. Dicho de otra manera: debemos pensar como abogado, pero hablar como humano.
¿Qué significa esto en la práctica? Algunos consejos:
Destaca las conductas clave que quieres que realice o deje de realizar tu audiencia “en nuestra organización no conversamos de precios con nuestros competidores” “en nuestra organización no ofrecemos o recibimos regalos”
Deja fuera los elementos distractores que solo los expertos o abogados debemos saber, como la historia de la ley, y términos o definiciones técnicos. La sentencia de un tribunal extranjero sobre la materia y su debate doctrinario puede ser muy útil para quien desarrolla la capacitación, pero no necesariamente para quien la recibe.
Usa el lenguaje que usarías con un amigo/a no abogado/a. Recuerda: la abrumadora mayoría de los trabajadores de una organización a quienes capacitamos no son abogados. En la simpleza está la clave.
Si usas diapositivas, preocúpate de que tengan poco texto, y que sean livianas a la vista, usando viñetas o numeraciones y una o pocas ideas por párrafo.
Usa ejemplos reales que simplifiquen el contenido. Si no los hay, casos inventados para fomentar la reflexión.
Preocúpate de abordar contenido importante para el área a la que presentas, y no solo relevante para el área legal o compliance.
Por Martin Aylwin, Abogado Aylwin Matta. Socio del área de Compliance en Aylwin Matta. Abogado y Master en Derecho por la Universidad de Melbourne. Profesor de postgrado en compliance y temas ambientales en la Universidad del Desarrollo, Universidad de Chile y Pontificia Universidad Católica de Chile.
